Die Messe steht seit Monaten im Kalender. Trotzdem fehlt kurz vorher noch das passende Give-away. Gleichzeitig bestellt HR neue Welcome-Geschenke, und der Vertrieb sucht eine Aufmerksamkeit für wichtige Kunden. Kommt Dir das bekannt vor?
Eine gemeinsame Jahresplanung für Werbeartikel hilft, solche Vorhaben frühzeitig abzustimmen. Du siehst, welche Anlässe anstehen, wer etwas benötigt und wann Entscheidungen getroffen werden müssen. Auch wenn noch nicht jede Produktidee feststeht, schafft diese Übersicht eine hilfreiche Grundlage.
Welche Anlässe verdienen Eure Aufmerksamkeit?
Sammelt zuerst die bekannten Termine aus Marketing, HR und Vertrieb. Dazu können Messen, Kampagnen, Firmenjubiläen, Mitarbeitereinführungen, Teamveranstaltungen oder Weihnachtsgeschenke gehören.
Entscheidet anschliessend bewusst, welche Anlässe Ihr mit einem physischen Geschenk oder Werbeartikel begleiten möchtet. Es muss nicht zu jedem Termin etwas geben. Wichtiger ist, dass die ausgewählten Aktionen eine klare Aufgabe erfüllen und zur jeweiligen Zielgruppe passen.
Eine gemeinsame Übersicht für alle Beteiligten
Für den Einstieg genügt eine einfache Tabelle. Haltet pro geplanter Aktion folgende Angaben fest:
- Anlass und Ziel: Was steht an, und was soll der Werbeartikel dazu beitragen?
- Zielgruppe und Menge: Wer erhält etwas, und mit wie vielen Personen rechnet Ihr?
- Budget: Welcher Rahmen steht für Produkt, Veredelung, Verpackung und Lieferung zur Verfügung?
- Einsatztermin: Wann müssen die Artikel tatsächlich am Veranstaltungsort oder bei den Empfängern sein?
- Verantwortung: Wer koordiniert die Auswahl, und wer gibt Gestaltung und Budget frei?
- Bestand: Welche passenden Artikel sind bereits vorhanden?
Markiert offene Angaben als Schätzung. So bleibt erkennbar, welche Entscheidungen bereits stehen und wo noch Abstimmung nötig ist.
Vom Einsatztermin rückwärts planen
Der Versandtermin allein reicht für die Planung nicht aus. Vorher müssen je nach Projekt Produkte ausgewählt, Muster geprüft, Designs freigegeben und Verpackungen abgestimmt werden.
Eine Sonderanfertigung benötigt andere Vorläufe als die Veredelung eines verfügbaren Lagerartikels. Frage deshalb früh nach den realistischen Lieferzeiten und plane auch Eure internen Freigaben ein. Welche Angaben für eine konkrete Anfrage hilfreich sind, zeigt unser Beitrag zum Briefing und zur Planung von Werbeartikeln.
Bestellungen sinnvoll abstimmen
Vielleicht benötigen mehrere Teams dieselbe Tasche oder dasselbe Notizbuch. Dann lohnt es sich, Gestaltung, Mengen und mögliche Lieferabrufe gemeinsam zu besprechen.
Eine gebündelte Bestellung kann organisatorische Vorteile bieten. Prüft dabei jedoch auch Lagerplatz, Kapitalbindung und das Risiko, dass Artikel oder Botschaften später nicht mehr aktuell sind. Ein günstigerer Stückpreis hilft wenig, wenn ein grosser Teil der Menge ungenutzt bleibt.
Berücksichtige bei der Budgetplanung deshalb den gesamten Auftrag. Auch Muster, Einrichtungskosten, individuelle Verpackungen und die Verteilung können dazugehören.
Die Jahresplanung regelmässig aktualisieren
Neue Kampagnen kommen hinzu, Termine verschieben sich oder der Personalbedarf verändert sich. Überprüft Eure Übersicht deshalb beispielsweise einmal pro Quartal und gleicht sie mit den vorhandenen Beständen ab.
Haltet nach einer Aktion kurz fest, ob Menge, Produkt und Ablauf gepasst haben. Diese Erfahrungen erleichtern die nächste Bestellung und helfen, Reserven gezielter einzuplanen.
Deine Jahresplanung für Werbeartikel gemeinsam angehen
Du musst noch keinen fertigen Jahresplan haben. Eine Liste der wichtigsten Anlässe, ein grober Budgetrahmen und bekannte Termine reichen für ein erstes Gespräch.
Bei cadolino besprechen wir mit Dir passende Produktideen, Produktionsmöglichkeiten und die Schritte bis zur Auslieferung. So kannst Du Entscheidungen auf einer konkreteren Grundlage treffen und erkennst frühzeitig, wo mehr Vorlauf benötigt wird.
