Le salon est inscrit au calendrier depuis des mois. Pourtant, à la veille de l’événement, il manque encore le cadeau promotionnel adéquat. Parallèlement, le service des ressources humaines commande de nouveaux cadeaux de bienvenue, et le service commercial recherche un petit cadeau pour ses clients importants. Cela vous dit-il quelque chose ?
Une planification annuelle commune des articles promotionnels permet de coordonner ces projets suffisamment tôt. Vous pouvez ainsi voir quels événements sont à venir, qui a besoin de quoi et quand les décisions doivent être prises. Même si toutes les idées de produits ne sont pas encore définies, cette vue d’ensemble constitue une base utile.
Quels événements méritent votre attention ?
Commencez par recenser les dates importantes dans les domaines du marketing, des ressources humaines et des ventes. Il peut s’agir notamment de salons professionnels, de campagnes, d’anniversaires d’entreprise, de cérémonies d’accueil des nouveaux collaborateurs, d’événements d’équipe ou de cadeaux de Noël.
Choisissez ensuite de manière réfléchie les événements que vous souhaitez accompagner d’un cadeau physique ou d’un article promotionnel. Il n’est pas nécessaire d’offrir quelque chose à chaque occasion. L’important est que les actions choisies remplissent un objectif précis et soient adaptées au groupe cible concerné.
Une vue d’ensemble commune pour toutes les parties prenantes
Pour commencer, un simple tableau suffit. Notez les informations suivantes pour chaque action prévue :
- Contexte et objectif : quel est l’événement prévu, et en quoi le produit promotionnel doit-il y contribuer ?
- Public cible et nombre de bénéficiaires : qui recevra quelque chose, et combien de personnes prévoyez-vous ?
- Budget : quel est le montant disponible pour le produit, la finition, l’emballage et la livraison ?
- Date de livraison : quand les articles doivent-ils effectivement être livrés sur le lieu de l’événement ou chez les destinataires ?
- Responsabilité : qui coordonne la sélection, et qui valide la conception et le budget ?
- Stock : quels articles correspondants sont déjà disponibles ?
Indique que les informations non précisées sont des estimations. Cela permet de distinguer les décisions déjà prises de celles qui doivent encore faire l’objet d’une concertation.
Planifier en remontant à partir de la date d’intervention
La date d’expédition ne suffit pas à elle seule pour la planification. Au préalable, il faut, selon le projet, sélectionner les produits, vérifier les échantillons, valider les visuels et harmoniser les emballages.
Une fabrication sur mesure nécessite des délais de production différents de ceux liés à la personnalisation d’un article disponible en stock. Renseignez-vous donc suffisamment tôt sur les délais de livraison réalistes et prévoyez également vos validations internes. Notre article consacré au briefing et à la planification des articles promotionnels vous indique quelles informations sont utiles pour une demande concrète.
Coordonner judicieusement les commandes
Il se peut que plusieurs équipes aient besoin du même sac ou du même carnet. Dans ce cas, il est judicieux de discuter ensemble de la conception, des quantités et des éventuels appels de livraison.
Une commande groupée peut présenter des avantages sur le plan organisationnel. Veuillez toutefois tenir compte de l’espace de stockage nécessaire, de l’immobilisation de capital et du risque que les articles ou les messages ne soient plus d’actualité par la suite. Un prix unitaire plus avantageux ne sert pas à grand-chose si une grande partie de la quantité reste inutilisée.
Lors de la planification de votre budget, tenez donc compte de l’ensemble de la commande. Les échantillons, les frais d’installation, les emballages personnalisés et la distribution peuvent également en faire partie.
Mettre régulièrement à jour le planning annuel
De nouvelles campagnes viennent s’ajouter, les dates sont reportées ou les besoins en personnel évoluent. Vérifiez donc votre tableau de bord, par exemple une fois par trimestre, et comparez-le aux effectifs disponibles.
Après une opération, prenez le temps de vérifier si la quantité, le produit et le déroulement étaient satisfaisants. Ces informations faciliteront la prochaine commande et vous aideront à planifier vos réserves de manière plus ciblée.
Élaborer ensemble votre planification annuelle en matière d’articles promotionnels
Vous n’avez pas besoin d’avoir déjà établi un plan annuel définitif. Une liste des événements les plus importants, un budget approximatif et les dates déjà connues suffisent pour un premier entretien.
Chez cadolino, nous discutons avec vous des idées de produits adaptées, des possibilités de production et des étapes menant à la livraison. Vous pouvez ainsi prendre vos décisions en vous appuyant sur des éléments plus concrets et identifier à un stade précoce les points nécessitant un délai de préparation plus long.
Discutez dès maintenant avec nous des actions que vous prévoyez de mener
